Chuyển địa điểm văn phòng
Chuyển văn phòng là một công việc dễ gây nản lòng cho những ai mới làm lần đầu tiên. Nhưng nó chỉ là một quá trình, và như bất kỳ quá trình nào, đều có thể phân chia thành các công việc nhỏ hơn, đơn giản hơn. Bài viết bên dưới sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc chuyển văn phòng để bạn dễ dàng hình dung được các bước phải thực hiện.
Đánh giá nhu cầu và tình hình hiện tại: Bạn cần phải rõ ràng về mục đích di dời văn phòng của bạn (mở rộng hoặc thu hẹp kinh doanh) để xác định nhu cầu của bạn và vạch ra các kế hoạch di chuyển văn phòng thích hợp. Có một số quyết định lớn cần được xem xét để làm cơ sở cho quá trình lập kế hoạch tiếp theo.
Làm rõ ràng các yêu cầu của bạn: Một sự hiểu biết rõ ràng ngay từ đầu các yêu cầu của bạn sẽ làm cho toàn bộ quá trình di chuyển văn phòng đi trơn tru hơn và tiết kiệm thời gian. Đừng lo lắng quá nhiều về những chi tiết cụ thể về kỹ thuật. Tuy nhiên, bạn phải có một ý tưởng tổng thể:
- Bạn sẽ chuyển văn phòng tới đâu?
- Bao giờ bạn sẽ chuyển đến?
- Những tính năng quan trọng mà văn phòng mới của bạn phải có?
- Những gì các mục tiêu kế hoạch di chuyển cần phải đáp ứng?
Xây dựng đội ngũ nhân viên quản lý việc di chuyển văn phòng. Di chuyển văn phòng là một việc lớn và một nỗ lực hợp tác để đạt được kết quả thành công. Các nhân viên sẽ lên kế hoạch chi tiết, tìm kiếm công ty vận chuyển, điều phối, giám sát chặt chẽ việc thực hiện. Đây là những người có:
- sự tin tưởng của quản lý cấp cao
- thẩm quyền để thay mặt cho công ty
- đủ khả năng để có thể đưa ra quyết định
- hoạt động nhóm tốt
- có kinh nghiệm trong việc thiết lập và làm việc trong ngân sách đề ra
Chuyển văn phòng bao gồm rất nhiều việc để làm, vì vậy cần được bắt đầu từ sớm. Xác định ngân sách mà công ty bạn có thể bỏ ra sẽ giúp bạn đánh giá chi phí và quản lý chúng trong suốt quá trình.
Tìm kiếm và lựa chọn các công ty chuyển văn phòng di chuyển: Toàn bộ quá trình di chuyển văn phòng có thể phức tạp, căng thẳng và tốn thời gian. Bên cạnh nhân công, tài sản công ty là cái cần được quan tâm nhất. Các quyết định bạn thực hiện sẽ có tác động đến tiền bạc của công ty bạn. Công ty vận chuyển chuyên nghiệp sẽ hướng dẫn tư vấn bạn, giúp bạn tiết kiệm tiền và cũng đảm bảo bạn không thực hiện bất kỳ sai lầm nghiêm trọng nào.
Song song với quá trình di chuyển văn phòng, công ty của bạn vẫn phải tiếp tục hoạt động kinh doanh của mình. Vì thế cần tập trung để đảm bảo tốt mối quan hệ giữa bạn và khách hàng, cũng như thúc đẩy nhanh quá trình di chuyển.